Avesiar – Jakarta
Sering saat sedang menyelesaikan pekerjaan agar bisa lebih nyaman ditinggalkan berlibur atau kegiatan lain yang membutuhkan waktu yang agak lama, Anda ingin memastikan tidak bertemu dengan longsoran pesan yang menyedihkan yang perlu dibalas saat kembali bekerja. Sehingga yang jadi pertanyaan adalah, apa cara terbaik yang harus dilakukan dengan email Anda saat Anda jauh dari meja.
Situs Gizmodo dalam terbitan Rabu (21/12/2022), mengulas beberapa kiat dan teknik untuk dibagikan, dan menjelaskan cara menerapkannya di Gmail, Apple Mail, dan Outlook di web (jika Anda menggunakan klien lain, fitur serupa dengan yang sedang kita bicarakan tentang harus tersedia). Investasikan waktu untuk menjeda kotak masuk Anda sebelum istirahat, dan Anda akan bersyukur di kemudian hari.
Lebih spesifik pada pengumuman “di luar kantor” yang Anda buat
Pesan Anda sedang “di luar kantor” sudah tidak asing lagi bagi sebagian besar dari kita, tetapi tidak sering digunakan dengan cara yang paling efektif. Jangan membuat catatan singkat untuk memberi tahu orang-orang bahwa Anda tidak ada. Jelaskan kapan Anda akan kembali, dan apa yang dapat diharapkan koresponden dari Anda dari email mereka saat Anda kembali bekerja dengan komputer.
Menjelaskan dengan tepat berapa lama Anda akan pergi dan akses email seperti apa yang akan Anda miliki selama waktu itu membantu menetapkan harapan. Dan seharusnya berarti Anda memiliki lebih sedikit email untuk ditindaklanjuti saat Anda kembali. Jika orang tahu Anda tidak akan kembali sampai tanggal tertentu, mereka dapat menyesuaikan email mereka.
Mungkin ada baiknya menyatakan kebangkrutan email di email di luar kantor Anda juga, jika itu layak untuk pekerjaan Anda. Menyatakan bahwa, pesan yang dikirim selama ketidahadiran Anda akan tidak dibaca. Ini berarti Anda dapat memulai lagi dari awal saat Anda kembali, dan siapa pun yang meluangkan waktu untuk benar-benar membaca pesan “di luar kantor” Anda akan tahu bahwa mereka harus menghubungi Anda kembali.
Di Gmail, Anda dapat menyetel pesan di luar kantor dengan,
- Mengeklik ikon roda gigi (kanan atas),
- Lalu Lihat semua setelan, Umum, dan Balasan Otomatis di Luar Kantor.
Dengan Apple Mail,
- Anda harus masuk ke portal iCloud di web,
- Lalu klik ikon roda gigi (kiri atas),
- Lalu Preferensi dan Balas Otomatis.
Di Outlook,
- klik ikon roda gigi (kanan atas),
- Lalu pilih Lihat semua pengaturan Outlook, Email, dan Balasan otomatis.
Siapkan aturan dan filter
Anda mungkin sudah menggunakan aturan dan filter email untuk mengelola kotak masuk Anda saat Anda benar-benar berada di meja Anda, tetapi itu juga bisa sangat berguna saat Anda pergi. Dengan menandai email masuk sebagai telah dibaca dan mengarsipkannya jika perlu, Anda dapat menekan jumlah pesan yang belum dibaca yang menunggu saat jeda Anda selesai.
Bagaimana tepatnya Anda melakukannya akan bergantung pada apa pekerjaan Anda, bagaimana Anda menggunakan email, dan berbagai faktor lainnya. Anda mungkin dapat memastikan bahwa semua email internal dari dalam perusahaan Anda ditandai sebagai telah dibaca dan diarsipkan saat Anda pergi—atau mungkin Anda dapat menerapkan filter pada buletin yang layak dibaca saat Anda berada di kantor tetapi itu Anda dapat melakukannya tanpa membaca ketika Anda tidak.
Pikirkan tentang grup pesan yang tidak perlu Anda ikuti—atau mungkin yang benar-benar tidak ingin Anda lewatkan (dalam hal ini Anda dapat memberi bintang daripada menandainya sebagai telah dibaca dan mengarsipkannya). Singkatnya, Anda mendapatkan klien email untuk mengelola pesan atas nama Anda, yang akan memudahkan Anda untuk kembali ke alur email saat Anda kembali.
Untuk mulai menyiapkan filter di Gmail di web,
- klik ikon roda gigi (kanan atas), dan pilih Lihat semua setelan,
- Lalu Filter dan alamat yang diblokir dan Buat filter baru.
Di Apple Mail di macOS,
- klik Mail, Pengaturan, Aturan, dan Tambahkan Aturan.
Di Outlook di web,
- Anda perlu mengklik ikon roda gigi (kanan atas),
- Lalu pilih Lihat semua pengaturan Outlook, Email, dan Aturan.
Langkah lain yang bisa Anda lakukan
Semakin rapi kotak masuk Anda sebelum Anda pergi, semakin rapi saat Anda kembali. Jika Anda cukup berani, Anda dapat menandai semua yang datang sebagai telah dibaca dan mengarsipkannya sebelum istirahat, maka Anda hanya perlu berurusan dengan apa yang masuk selama ketidakhadiran Anda, setelah menarik garis di bawah sesuatu yang lebih lama dari itu.
Hal lain yang perlu dipertimbangkan, jika Anda mampu, adalah mendelegasikan pengelolaan kotak masuk Anda kepada seorang kolega sebelum Anda pergi, bahkan jika itu hanya memeriksa pesan dengan cepat dan menandai yang paling penting. Anda mungkin ingin menyebutkan satu atau dua kontak yang dapat membantu koresponden saat Anda pergi dalam balasan di luar kantor, yang diharapkan berarti bahwa banyak pekerjaan sudah diurus pada saat Anda kembali.
Anda mungkin menemukan bahwa klien email tertentu memiliki alat khusus untuk membantu. Di Gmail di web, misalnya, Anda dapat menyeret pesan di antara tab dan memberi tahu Gmail untuk mengingat pilihan Anda: Ini berarti bahwa banyak pesan masuk akan disortir secara otomatis atas nama Anda, dan tab Utama Anda seharusnya tidak terlalu berantakan daripada sebelumnya.
Mencantumkan bantuan alat pihak ketiga mungkin juga berguna bagi Anda, dan akan memudahkan untuk beristirahat dari kotak masuk Anda. Boomerang untuk Gmail dan Outlook memungkinkan Anda menjeda kedatangan email untuk jangka waktu tertentu, misalnya, sementara SaneBox menggunakan algoritme AI yang disetel dengan baik untuk mengetahui email masuk mana yang benar-benar penting dan layak untuk ditanggapi.
Well, selamat mencoba!
(ard)
Discussion about this post